Um Aufwände richtig zu beziffern, muss man die realen Kosten im Blick behalten. Dies fällt besonders schwer, wenn alles – von Bürobedarf, EDV-Zubehör, Drucksachen, Werbe- und Präsentationsmittel über Hygiene-, Küchen- sowie Catering-Bedarf bis hin zu Werkzeug, Maschinen und Büromöbel – über mehrere Lieferanten beschafft wird.
Kosten einheitlich auffassen
Denn unterschiedliche Lieferanten stellen auch Kosten unterschiedlich dar. Generell werden immer nur die Kosten des einzelnen Artikels untersucht. Oftmals nicht betrachtet werden die Kosten der Transaktionen, sei es für Beschaffung, Lagerung und Logistik, Rechnungswesen und Verwaltung sowie deren statistische Verwaltung.
Einfach alle Aufwände bestimmen
Mit unserem Worflow-Monitor als Einkaufsberater (eine Initiative des Mittelstands, qualifiziert für den Industriepreis) erfassen wir für Sie jeden Kostenpunkt mittels eines Fragenkatalogs. So gewinnen Sie einen Überblick über Ihre tatsächlichen Aufwände – von den reinen Material- bis hin zu den Beschaffungskosten.
Grundlage für mehr Produktivität
Ausgehend von dem ermittelten Ist-Zustand beraten wir Sie eingehend. Und eröffnen Ihnen so neue Möglichkeiten, im operativen Tagesgeschäft weitere Produktivitätssteigerungen zu erzielen.
Analyse einer Altenheimkette mit 70 Niederlassungen
Ist-Zustand: 956 Bestellungen in einem Quartal über 82 Lieferanten, 1300 Artikel, bis zu 5 unterschiedliche Preise für identischen Artikel, Preisabweichung bis zu 100%, 1195 Lieferscheine, 1016 Rechnungen, keine Verteilung auf Kostenstellen.
Ziel: 700 Bestellungen über einen Lieferant, 400 Artikel mit einem Preis, Best-Preisfindung, 700 Lieferschein, drei Rechnungen, Kostenstellen mit Budgetanalyse, Bonus-System für Umsatzvolumen.
Einsparung: 250 Bestellungen, 79 Lieferanten, 900 Artikel, 4.000 Preise, 20% Preisvorteil, Verwaltungsaufwand, 400 Lieferschein und Wareneingänge, 1.000 Rechnungen.
Analyse eines Wohlfahrtverbandes im Bereich Büromöbel
In mehr als 40 Niederlassungen kontinuierlich freie Anfrage diverser Kleinmöbel, Stühle und Büromöbel über den Markt. In der Regel wurden 2- bis 4-mal im Jahr Möbel angeschafft, Dazu wurden meist 3 bis 4 Lieferanten angefragt, empfangen und bemustert.
Geschätzter Zeitaufwand pro Beschaffungsvorgang: ca. 5 Stunden. So ergab sich bei 40 Häusern und einer Berechnungsgrundlage von 37,00 Euro pro Stunde ein Aufwand von 17.760,00 Euro. Auch fielen die beschafften Möbel und Ausführungen in den Einrichtungen unterschiedlich aus – ein Zusammenlegen von Häusern in diesem Bereich wurde so deutlich erschwert.
Alle Möbel wurden erfasst, ein Hersteller und Möbelprogramm festgelegt, Oberflächen und Stoffe für alle Häuser standardisiert, Preise verhandelt, Lieferzeit vorgegeben, Bestellschein erstellt (inzwischen via Internet bestellbar) und der Freigabevorgang hinterlegt. Zudem wurden die Rechnungsmodalitäten auf einen Nenner gebracht – mit einer monatlichen Rechnung für alle Häuser und einem einheitlichen Zahlungsziel
Analyse eines Steuerbüros im Bereich Büromaschinen
Für 20 Mitarbeiter stehen 5 Druck- und Kopiersysteme, 4 schwarz/weiß und eine Farbmaschine, zur Verfügung. Dazu kommen Aufwendungen zur Herstellung von Geschäftsberichten. Die Systeme wurden im Laufe der Jahre von unterschiedlichen Herstellern wie Hewlett Packard, Kyocera und Brother angeschafft. Büroleitung und Geschäftsführer konnten uns keine Informationen zur Höhe der Druckkosten und der Kapitalbindung für Druckerzubehör an die Hand geben.
Für die nötige Transparenz sorgten eine Ist-Analyse der Zählerstände und der daraus resultierenden Druckkosten unter Berücksichtigung aller Reparaturkosten. Das anschließende entwickelte Konzept ist individuell auf diesen Kunden zugeschnitten, die Kosten sind fair und transparent gestaltet.
Vorteile: keine Kapitalbindung durch Maschinen und Druckerzubehör, auf den realen Bedarf zugeschnittener Vertrag, ein Ansprechpartner, Kosteneinsparung im ersten Jahr ca. 26,5%.
Nutzen Sie unser Angebot
Wer die vorgestellten Bausteine optimal einsetzt, reduziert seine Beschaffungs- und Betreuungskosten um ein Vielfaches. Sprechen Sie uns an – wir erstellen Ihnen eine Analyse des Ist-Zustands.